Varaus- ja peruutusehdot

Varaus- ja peruutusehdot

Hyväksyt alla olevat varaus- ja peruutusehdot tehdessäsi varauksia Lomakoti Kotorantaan.

MAJOITUSVARAUKSET

1) Varaus ja vahvistus
Asiakkaan tekemä varaus on sekä lomakotia että asiakasta sitova Lomakoti Kotorannan vahvistettua varauksen. Tämä varaus voidaan tehdä suullisesti tai kirjallisesti. Ensisijaisesti suosittelemme käyttämään varausjärjestelmää sekä sähköpostia myynti@lomakoti.fi. Puhelinvarauksissa puhelu toimii vahvistuksena. Mikäli mahdollista, Lomakoti Kotoranta antaa kirjallisen vahvistuksen varauksesta, jossa täytyy olla maininta sovituista palveluista, hinnoista ja peruutusehdoista.
Huonevarauksen voi tehdä vain yli 18-vuotias henkilö. Alaikäiselle huoneen varaava henkilö on vastuussa alaikäisestä. Yksin majoittuvalla alaikäisellä on oltava huoltajan allekirjoittama lupalappu, jossa tulee ilmi alaikäisen henkilön nimi, syntymäaika, majoittumisajankohta, huoltajan nimi ja puhelinnumero.

2) Asiakkaan tulo ja lähtö
Ellei toisin ole sovittu, huone/mökki on asiakkaan käytettävissä klo 15:00 lähtien tulopäivänä ja se on luovutettava viimeistään klo 12:00 lähtöpäivänä. Myöhäisempi huoneen luovutus lisämaksusta on joissakin tapauksissa mahdollista, varaustilanteen sen salliessa ja maksaa 10 euroa tunnilta. Kysy myöhäisemmän huoneen luovutuksen mahdollisuutta myyntipalvelustamme myynti@kotoranta.fi.

3) Myöhäinen saapuminen
Tilattua huonetta/mökkiä pidetään varattuna klo 18.00 saakka tulopäivänä, ellei etukäteen ole sovittu myöhäisemmästä ajankohdasta.

4) Peruutus ja saapumatta jättäminen
Sopimus majoituksen varauksesta on molempia osapuolia sitova. Mikäli jompikumpi osapuoli rikkoo sopimuksen, hän on velvollinen maksamaan korvausta toiselle osapuolelle. Mikäli Lomakoti Kotorannalla on erityisiä kustannuksia varauksen johdosta, asiakas korvaa nämä kustannukset kokonaisuudessaan. Korvaus huoneen/mökin käyttämättä jättämisestä lasketaan yksityisten asiakkaiden osalta seuraavan käytännön mukaisesti:
• korvausvelvollisuutta ei ole, jos peruutus on tapahtunut viimeistään klo 18 tuloa edeltävänä päivänä.
• jos peruutus tapahtuu em. ajankohtaa myöhemmin, asiakas maksaa yhdestä vuorokaudesta.
• mikäli asiakas jättää saapumatta ilman, että olisi peruuttanut tilauksen, asiakas maksaa yhdestä vuorokaudesta.

5) Lähtö ennen sovittua aikaa
Mikäli varaus on tehty tietyksi ajaksi ja asiakas lähtee pois ennen sovittua ajankohtaa, hänen on maksettava sovittu hinta käyttämättä jätetyltä ajalta.

RYHMÄMAJOITUKSET, retriitit, kurssit yms yli 10 hengen majoitukset

1) Varaus ja vahvistus
Asiakkaan tekemä varaus on sekä lomakotia että asiakasta sitova Lomakoti Kotorannan vahvistettua varauksen. Tämä varaus voidaan tehdä suullisesti tai kirjallisesti. Puhelintilauksissa puhelu toimii vahvistuksena. Mikäli mahdollista Lomakoti Kotoranta antaa kirjallisen vahvistuksen, jossa täytyy olla maininta sovituista palveluista, hinnoista ja peruutusehdoista.

2) Asiakkaan tulo ja lähtö
Ellei toisin ole sovittu, huone on asiakkaan käytettävissä tulopäivänä klo 15 alkaen, ja huone on luovutettava lähtöpäivänä viimeistään klo 12.

3) Myöhäinen saapuminen
Tilattua huonetta pidetään varattuna klo 18.00 saakka tulopäivänä, ellei etukäteen ole sovittu myöhäisemmästä ajankohdasta.

4) Ryhmämajoituksen peruminen
Ryhmävarauksen varaaja voi peruuttaa tekemänsä majoitusvarauksen ilman erityistä syytä seuraavasti
• ilman kuluja viimeistään 21 vrk ennen varauksen alkua
• jos varaus peruutetaan myöhemmin kuin 21 vuorokautta mutta viimeistään 7 vrk ennen varauksen alkua, on lomakodilla oikeus periä ryhmävarauksen varaajalta 50 % majoitushinnasta.
• jos varaus peruutetaan myöhemmin kuin 7 vrk ennen varauksen alkua, on lomakodilla oikeus periä ryhmävarauksen varaajalta varauksen koko hinta.
• Lomakoti Kotoranta laskuttaa peruuttamatta jääneet huoneet täydellä hinnalla
• Majoittujien nimilistat ja eritystoiveet tulee ilmoittaa viimeistään 14 vrk ennen tilaisuuden alkua sähköpostilla myynti@kotoranta.fi

5) Maksuehdot
Ryhmävaraukset: Maksuehdoista ja ennakkomaksua koskevista järjestelyistä hotelli sopii etukäteen varaajan kanssa. Varaajan tulee ilmoittaa laskutustiedot varausta tehdessään.

RAVINTOLA-, SAUNA- JA MUUT VARAUKSET

1) Varaus ja vahvistus
Asiakkaan tekemä varaus on sekä Lomakoti Kotorantaa että asiakasta sitova vahvistuksen jälkeen. Tämä varaus voidaan tehdä suullisesti tai kirjallisesti. Puhelintilauksissa toimii puhelu vahvistuksena. Lomakoti Kotoranta antaa mahdollisuuksien mukaan kirjallisen vahvistuksen, jossa täytyy olla maininta sovituista palveluista, hinnoista ja peruutusehdoista.

Veloitukseton peruutus on mahdollista:
• yli 100 hengen tilaisuuden osalta sovitaan tapauskohtaisesti
• yli 50 hengen tilaisuudesta 21 vrk ennen tilaisuutta
• alle 50 hengen tilaisuudesta 14 vrk ennen tilaisuutta
Veloitusperusteet:
• yli 50 hengen tilaisuudesta
o 20–7 vrk ennen tilaisuutta 50 % tilaisuuden arvosta
o 6–0 vrk ennen tilaisuutta 100 % tilaisuuden arvosta
• alle 50 hengen tilaisuudesta
o 13–7 vrk ennen tilaisuutta 50 % tilaisuuden arvosta
o 6–0 vrk ennen tilaisuutta 100 % tilaisuuden arvosta

Erikoisjärjestelyjä vaativan tilaisuuden peruutus:
• Mikäli tilaisuuden peruutuksesta aiheutuu erityiskuluja (esimerkiksi: henkilöstökuluja, lupamaksuja, pääsylippuja, ohjelmaa, orkesteria, erikoiskoristelua tai poikkeuksellisia teknisiä laitteita), tilaaja sitoutuu vastaamaan näistä aiheutuvista kustannuksista tilaisuuden peruuntuessa.

2) Ateriavarausten ja osallistujamäärien muutokset
Tilaaja sitoutuu ilmoittamaan lopullisen osanottajamäärän ja vahvistuksen tarjoilusta sekä erityisruokavalioista vähintään 14 vrk ennen tilaisuuden alkua. Mikäli toteutunut asiakasmäärä on suurempi kuin vahvistettu määrä, laskutetaan tilaajalta toteutunut määrä.
• Mikäli tilauksen osallistujamäärä supistuu olennaisesti tilatusta, Lomakoti Kotorannalla on oikeus siirtää tilaisuus henkilömäärää vastaavaan tilaan.

3) Maksuehdot
Tilaaja vastaa kaikista kustannuksista, ellei kirjallisesti toisin sovita. Laskutuksen edellytyksenä on voimassa oleva laskutussopimus Lomakoti Kotorannan kanssa. Lomakoti voi tarvittaessa tehdä koko- tai osaennakkolaskun varauksesta. Jos sovittua koko- tai osaennakkolaskua ei makseta eräpäivään mennessä, lomakodilla on oikeus perua varaus.
Oikeus muutoksiin pidätetään.

• 4) Hinnanmuutokset
Lomakoti Kotoranta pidättää oikeuden hinnanmuutoksiin, mikäli ne perustuvat lainsäädännön tai viranomaisten määräämien julkisten maksujen muutoksiin. Tästä ilmoitetaan tilaajalle erikseen kirjallisesti. Pidätämme oikeuden hinnanmuutoksiin myös, mikäli varaus muuttuu (päivämäärät, varauksen kesto, henkilömäärä, tilat yms.)

• 5) Force majeure ja poikkeustilanteet
Lomakoti Kotorannalla on oikeus peruuttaa tai muuttaa varausta sellaisten olosuhteiden vuoksi, joihin hotelli ei voi vaikuttaa (force majeure esim. lakko, työsulku, tulipalo, sähkökatkos, sota, yleisvaarallisen tartuntataudin aiheuttama merkittävä riskitilanne hotellissa, viranomaisen määräys tms.). Niistä aiheutuvia vahinkoja ei korvata. Lomakoti Kotoranta voi myös milloin hyvänsä lopettaa tai peruuttaa tilaisuuden, mikäli se häiritsee muuta toimintaa, rikkoo sopimusehtoja, lakia tai vaarantaa lomakodin maineen tai turvallisuuden.